Den Braven bringt der Weihnachtsmann an Heilig Abend Geschenke, den Unartigen hingegen eine Rute. Heuer steht Weihnachten unter einem besonders hellen Stern, denn die Europäische Datenschutzgrundverordnung – kurz: EU-DSGVO – ist seit dem 25. Mai 2018 unmittelbar anzuwendendes Recht. Sie enthält Vorschriften zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Verkehr von Daten sowie zum Schutz der Grundrechte und Grundfreiheiten natürlicher Personen und deren Recht auf Schutz personenbezogener Daten. Wer darüber hinweg sieht, kann sich diesmal auf eine Rute gefasst machen: Schon der Versand von Weihnachtskarten ist knifflig.
Kerzenschein und Apfelduft, Weihnachten liegt in der Luft. Zu Lebkuchen, Plätzchen, Bratapfel, Glühwein, Tee und Weihnachtsmusik gehört eines wohl am wenigsten: Abmahnschreiben. Dabei braucht’s nur wenig, damit das Fest harmonisch wird.
Der Versand von Gruß- und Weihnachtskarten per Briefpost bedeutet die Verarbeitung personenbezogener Daten und ist nach der EU-DSGVO zulässig, wenn die betroffene Person ihre Einwilligung für diesen Zweck gegeben hat (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ist die Einwilligung nicht eingeholt worden, kann die Verarbeitung auch rechtmäßig sein, wenn sie zur Wahrung der überwiegenden berechtigten Interessen des Verantwortlichen erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Ein berechtigtes Interesse kann vorliegen, „wenn eine maßgebliche und angemessene Beziehung zwischen der betroffenen Person und dem Verantwortlichen besteht, zum Beispiel wenn die betroffene Person ein Kunde des Verantwortlichen ist oder in seinen Diensten steht“ (Erwägungsgrund 47).
Besonders sorgfältig ist zu prüfen und abzuwägen, „ob eine betroffene Person zum Zeitpunkt der Erhebung der personenbezogenen Daten und angesichts der Umstände, unter denen sie erfolgt, vernünftigerweise absehen kann, dass möglicherweise eine Verarbeitung für diesen Zweck erfolgen wird“. Danach darf und muss ein Kunde damit rechnen, eine Weihnachtskarte zu erhalten. Dies gilt auch für Personen, die ihre Adresse einem Unternehmen mitgeteilt haben, etwa mittels Visitenkarte auf einer Veranstaltung. Soll die Verarbeitung sicherheitshalber mit Einwilligung der betroffenen Person, also des Empfängers der Weihnachtskarte, erfolgen, sollte der Verantwortliche entsprechende Nachweise dafür erbringen können (Erwägungsgründe 42). Bei Abgabe einer schriftlichen Erklärung sollten Garantien sicherstellen, dass sich die betroffene Person der möglichen Konsequenzen ihres Tuns bewusst ist. Ihre Einwilligung kann überdies jederzeit widerrufen werden (Art. 21 DSGVO). Inwieweit dieses Procedere die Vorfreude auf die Weihnachtszeit steigert, bleibt dahingestellt.
Zimt, Äpfel und Orangen: Datenschutz as a Service
Werden Weihnachtskarten von Dritten unter Verwendung personenbezogener Daten gedruckt, muss sichergestellt sein, dass der Datenschutz eingehalten wird. Der Versand von Weihnachtsgrüßen per E-Mail, Instant Messaging oder über Social Media ist grundsätzlich nur mit Einwilligung des Betroffenen zulässig. Ein Massenmailing, dessen Adressaten in CC für jeden sichtbar sind, stellt eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten dar und ist nach Möglichkeit innerhalb von 72 Stunden nach Bekanntwerden des Vorfalls an die zuständige Aufsichtsbehörde zu melden. Ausnahme: Die Verletzung führt voraussichtlich nicht zu einem Risiko für die persönlichen Rechte und Freiheiten des Betroffenen (Art. 33 Abs. 1 DSGVO).
Ho, ho, ho … Aufatmen können hingegen Privatpersonen: Keine Anwendung findet die EU-DSGVO beim Versand von Weihnachtskarten „durch natürliche Personen zur Ausübung ausschließlich persönlicher oder familiärer Tätigkeiten“ (Art. 2 Abs. 2 lit. c DSGVO). Auf eine besinnliche Weihnachtszeit.
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